Seguimos nuestra serie de entradas sobre la negociación internacional con Alemania. Ya comentamos anteriormente que el protocolo en los negocios debe conocerse y respetarse. En la negociación internacional, en muchas ocasiones, no nos informamos suficientemente con el fin de adaptar nuestro perfil negociador y nuestra estrategia a las características de cada país. La cultura con la que entramos en contacto es muy importante, diríamos que fundamental para que nuestra negociación tenga éxito. Trataremos siempre de acercarnos lo más posible a las costumbres del país, con la intención de evitar graves errores y facilitar la negociación.

En primer lugar hay que tener en cuenta el entorno y los factores culturales: En Alemania el Ordnung (Orden) es muy importante, dando extrema importancia a los hechos, los datos y la lógica en general. Ello conlleva a un estilo de comunicación directo, con poca flexibilidad y espontaneidad en los negocios y marcado individualismo.

Las relaciones interpersonales juegan un papel secundario en los negocios. Entablar relaciones muy personales cuesto tiempo, pero no son necesarias en la negociación, ya que son muy celosos de su vida privada y está estrictamente separada de su vida profesional. Bastará una visión general y lo que sí se exigirá es una precisión en los horarios, plannings de trabajo, planificación de las reuniones y alcance de los hitos marcados.

Las jerarquías son muy marcadas, y las responsabilidades están claramente definidas según la función de cada cual. El rango profesional y el status se basan en los logros individuales, la especialización, los títulos académicos y la experiencia profesional.

La toma de decisiones es por lo general lenta, consensuada y fruto de un proceso detallado. Imperará siempre la lógica, basada en hechos, datos y cifras, no dejando lugar a la espontaneidad.

Con tal de programarnos bien una reunión de negociación, habrá que tener en cuenta varios aspectos formales:

1-     La puntualidad es esencial. Cualquier imprevisto que nos retrase debe comunicarse, y debe estar presente en todo momento: tiempos de presentación, reuniones, pagos, etc.. Las posteriores reuniones deben programarse con bastante antelación.

2-     En el tratamiento personal utilizar siempre el apellido, ya que el nombre de pila sólo se utiliza en círculos íntimos. Si se conoce el título profesional ( Doktor, Direktor, Professor) debe indicarse antes del tratamiento ( Herr, Frau). Si la otra parte desea un tratamiento más personal, ya nos lo indicará,

3-     En cuanto al saludo y despedida, debe darse un apretón firme y largo de manos en ambos casos, ya que dar la mano suavemente es signo de debilidad. En absoluto es negativo que la mujer tome la iniciativa, y deben utilizarse los saludos formales: Guten Morgen/ Guten Tag, ya que Hallo es excesivamente coloquial.

4-     En las tarjetas de visita se incluyen detalles de la experiencia, formación y títulos académicos.

5-     El contacto visual debe mantenerse dirigido al negociador alemán, sobre todo en las presentaciones iniciales, ya que rehuir la mirada denota desconfianza.

Teniendo en cuenta todos estos puntos previos que hemos nombrado, debemos conocer que las Reuniones de Negocios siguen siempre un proceso formal, donde la persona de mayor rango en la compañía entre primero. Como la reunión ha estado programada con suficiente antelación, ésta transcurrirá según los temas a tratar, por lo que debemos llevar una agenda detallada y respetar los horarios fijados para empezar y acabar con puntualidad. Estas reuniones no son un foro para la discusión general, por lo que en ellas se persiguen resultados y conclusiones.

 En la Negociación se trata de tener presentaciones muy breves y entrar rápidamente en el tema en cuestión, utilizando un lenguaje directo y claro donde impere la lógica. Para respaldar nuestras propuestas es necesario aportar hechos sólidos, ejemplos, datos, gráficos y entrar en detalles de las ventajas y desventajas. En este caso, nuestro negociador alemán suele tener un pensamiento analítico y racional. Respetaremos las intervenciones sin interrumpir, dando una importancia a la calidad del producto y el servicio, así como al medio ambiente. Concluida la negociación, debe dejarse muy claro cada punto negociado, por escrito para evitar dudas. Los contratos derivados de la negociación son meticulosos, detallados y, una vez firmados, deben cumplirse sin cambios.

Una última apreciación: No se negocia durante las comidas de negocios, siempre antes o después.

¿Tienes alguna experiencia para contar? Nos gustará saber tu opinión.