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Seguimos nuestra serie de entradas sobre la negociación internacional con Alemania. Ya comentamos anteriormente que el protocolo en los negocios debe conocerse y respetarse. En la negociación internacional, en muchas ocasiones, no nos informamos suficientemente con el fin de adaptar nuestro perfil negociador y nuestra estrategia a las características de cada país. La cultura con la que entramos en contacto es muy importante, diríamos que fundamental para que nuestra negociación tenga éxito. Trataremos siempre de acercarnos lo más posible a las costumbres del país, con la intención de evitar graves errores y facilitar la negociación.

En primer lugar hay que tener en cuenta el entorno y los factores culturales: En Alemania el Ordnung (Orden) es muy importante, dando extrema importancia a los hechos, los datos y la lógica en general. Ello conlleva a un estilo de comunicación directo, con poca flexibilidad y espontaneidad en los negocios y marcado individualismo.

Las relaciones interpersonales juegan un papel secundario en los negocios. Entablar relaciones muy personales cuesto tiempo, pero no son necesarias en la negociación, ya que son muy celosos de su vida privada y está estrictamente separada de su vida profesional. Bastará una visión general y lo que sí se exigirá es una precisión en los horarios, plannings de trabajo, planificación de las reuniones y alcance de los hitos marcados.

Las jerarquías son muy marcadas, y las responsabilidades están claramente definidas según la función de cada cual. El rango profesional y el status se basan en los logros individuales, la especialización, los títulos académicos y la experiencia profesional.

La toma de decisiones es por lo general lenta, consensuada y fruto de un proceso detallado. Imperará siempre la lógica, basada en hechos, datos y cifras, no dejando lugar a la espontaneidad.

Con tal de programarnos bien una reunión de negociación, habrá que tener en cuenta varios aspectos formales:

1- La puntualidad es esencial. Cualquier imprevisto que nos retrase debe comunicarse, y debe estar presente en todo momento: tiempos de presentación, reuniones, pagos, etc.. Las posteriores reuniones deben programarse con bastante antelación.

2- En el tratamiento personal utilizar siempre el apellido, ya que el nombre de pila sólo se utiliza en círculos íntimos. Si se conoce el título profesional ( Doktor, Direktor, Professor) debe indicarse antes del tratamiento ( Herr, Frau). Si la otra parte desea un tratamiento más personal, ya nos lo indicará,

3- En cuanto al saludo y despedida, debe darse un apretón firme y largo de manos en ambos casos, ya que dar la mano suavemente es signo de debilidad. En absoluto es negativo que la mujer tome la iniciativa, y deben utilizarse los saludos formales: Guten Morgen/ Guten Tag, ya que Hallo es excesivamente coloquial.

4- En las tarjetas de visita se incluyen detalles de la experiencia, formación y títulos académicos.

5- El contacto visual debe mantenerse dirigido al negociador alemán, sobre todo en las presentaciones iniciales, ya que rehuir la mirada denota desconfianza.

Teniendo en cuenta todos estos puntos previos que hemos nombrado, debemos conocer que las Reuniones de Negocios siguen siempre un proceso formal, donde la persona de mayor rango en la compañía entre primero. Como la reunión ha estado programada con suficiente antelación, ésta transcurrirá según los temas a tratar, por lo que debemos llevar una agenda detallada y respetar los horarios fijados para empezar y acabar con puntualidad. Estas reuniones no son un foro para la discusión general, por lo que en ellas se persiguen resultados y conclusiones.

En la Negociación se trata de tener presentaciones muy breves y entrar rápidamente en el tema en cuestión, utilizando un lenguaje directo y claro donde impere la lógica. Para respaldar nuestras propuestas es necesario aportar hechos sólidos, ejemplos, datos, gráficos y entrar en detalles de las ventajas y desventajas. En este caso, nuestro negociador alemán suele tener un pensamiento analítico y racional. Respetaremos las intervenciones sin interrumpir, dando una importancia a la calidad del producto y el servicio, así como al medio ambiente. Concluida la negociación, debe dejarse muy claro cada punto negociado, por escrito para evitar dudas. Los contratos derivados de la negociación son meticulosos, detallados y, una vez firmados, deben cumplirse sin cambios.

Una última apreciación: No se negocia durante las comidas de negocios, siempre antes o después.

¿Tienes alguna experiencia para contar? Nos gustará saber tu opinión.

El protocolo en los negocios debe conocerse y respetarse. En la negociación internacional, en muchas ocasiones, no nos informamos suficientemente con el fin de adaptar nuestro perfil negociador y nuestra estrategia a las características de cada país. La cultura con la que entramos en contacto es muy importante, diríamos que fundamental para que nuestra negociación tenga éxito.

Iniciamos una serie de buenos consejos sugeridos por nuestro especialista en Compras, David de Haro, sobre cómo debemos aproximarnos en lo posible a las costumbres de los diversos países. Esta actitud nos acercará a la otra parte, nos facilitará la negociación y evitará errores graves.

En primer lugar hay que tener en cuenta el entorno y los factores culturales. En China, el primer país que trataremos en esta serie, existe un verdadero proceso de apertura al exterior y acercamiento a la economía capitalista. Atención pues a estos cinco aspectos fundamentales:

– Mianxi (cara):

• Refleja el orgullo personal, la reputación y el status social.

• “Salvar la cara” o “perder la cara “

– Guanxi (relación o conexión):

• Red de contactos promoviendo la confianza y la cooperación.

– Keqi :

• Comportamiento correcto y respetuoso.

• Importante mostrar humildad y modestia.

– Confucionismo:

• Armonía y el bien colectivo son importantes en los negocios.

– Colectivismo:

• Es importante en China y tendrá gran influencia en las negociaciones.

En China se valoran mucho las relaciones a largo plazo. Lo más importante es la confianza basada en una relación que beneficia a ambos, por lo que su carácter es hospitalario y cálido, siendo más una estrategia para obtener una buena negociación que un resultado positivo aislado. La Amistad, como tal, tiene un valor distinto al que estamos acostumbrados: Es necesaria para los negocios, hay un gran respeto mutuo por los sentimientos, es una relación duradera en el tiempo y si se concede a un extranjero es de mucho valor. Se evitará hacer negocios con las personas a las que no se conoce o en las que no se confía, por lo que una buena presentación es muy importante. No obstante, evitaremos el contacto físico (palmadas, abrazos, etc…)

La jerarquía es muy estricta, ya que el individuo está subordinado a la organización, por lo que la toma de decisiones la llevará a cabo la persona de más rango. Tener en cuenta que otros interlocutores sin poder decisorio pueden vetarnos o retrasar el proceso.

En China la otra parte nunca nos hará esperar, así que es muy importante la puntualidad.

En cuanto al tratamiento, el apellido suele preceder al nombre, aunque para los negocios con Occidente suelen occidentalizarlo. Hay que esperar a que la primera parte salude primero, lo habitual es estrechar la mano, utilizar Mr./Ms. y decir «Ni hao?» (cómo está usted?). Las tarjetas deben entregarse con las dos manos y la parte en chino hacia arriba ( recomendable tener tarjetas en dos caras ingles/chino). Al recibir la tarjeta de nuestro homólogo, debemos leerla con atención antes de dejarla sobre la mesa, nunca guardarla en el bolsillo. Mantendremos el contacto visual moderadamente, ya que no hacerlo es sinónimo de que no somos dignos de confianza.

En las reuniones, la entrada será por orden jerárquico. Los miembros de más autoridad indicarán dónde debe sentarse el resto, presentarán a los demás y dirigirán la negociación y los debates.

Se dice que los chinos son los mejores negociadores del mundo. No debe negociarse solo, ya que ellos negocian en grupo. Antes de empezar una negociación debemos entablar una pequeña conversación, donde nos harán algunas preguntas bastante personales. En este escenario la humildad y la paciencia son la clave del éxito, siendo las primeras reuniones más una oportunidad de relación social que una verdadera negociación. Asentir con la cabeza significa que se está escuchando. No se deben exteriorizar excesivas emociones, y las negaciones directas se suelen considerar de mala educación: es mejor decir «quizás», «lo pensaré», «no es conveniente» o «lo estudiaremos», por ejemplo.

Cuidado con la información que se revele, como son desconfiados preguntan con todo lujo de detalles, regatean mucho y salen con peticiones desproporcionadas. Tenemos que tomar la misma actitud y recalcar la relación de cooperación a largo plazo.

Por último, es aconsejable dejar por escrito lo acordado en las negociaciones, ya que lo re negociarán constantemente . Desde el punto de vista de Compras, es vital asegurar por otros medios la calidad del producto.

Estas son unas breves pinceladas orientativas para quien se decida a emprender una negociación en este gran país. Nos gustaría también saber de tu experiencia si la has tenido, o si habitualmente tienes intereses económicos en China. Deja tu comentario, que seguro será enriquecedor para todos.